Une ergonomie à la prise en main rapide
Développé par la société V-Technologies (éditrice du progiciel-archives Ligéo Gestion), il a été conçu pour être le plus fonctionnel possible, maniable, simple d’utilisation et répondre au mieux aux attentes des usagers effectuant des recherches dans les fonds d’archives. Cette volonté se traduit par la mise en place de modules d’assistance à la recherche, de services et ressources en ligne mais aussi la possibilité de créer un compte personnel. Ce compte permet de réserver des documents, commander des numérisations, payer celles-ci et les stocker, proposer des archives privées, prendre des rendez-vous et annoter les notices des fonds. Les usagers sont donc en lien direct avec le service des archives.
Pour être le plus complet possible, le site s’adresse également aux services versants et aux détenteurs d’archives privées, au moyen de documents téléchargeables détaillant les procédures qui les intéressent.
Afin que le repérage dans les fonctionnalités du site et les possibilités offertes soit le plus aisé possible, la page d’accueil s’articule autour de grandes icônes repérables et de quelques onglets. Ainsi, l’usager n’est pas perdu dans une masse d’informations et il peut mieux repérer les outils qu’il souhaite utiliser. Au centre de la page, une barre de recherche permet de rentrer n’importe quel nom (organisme, toponyme, personne, etc.), cote ou encore année recherché. Ensuite, le moteur de recherche sélectionne les résultats correspondants (ce qui permet de savoir dans quel fonds se situe l’information recherchée). Ceux-ci peuvent ensuite être affinés selon plusieurs critères. Pour ceux qui souhaitent effectuer une recherche bibliographique plus qu’archivistique, un moteur de recherche spécifique à la bibliothèque est exploitable dans l’onglet « Recherches », en haut de la page d’accueil.
Les personnes souhaitant être assistées dès le départ pour leurs recherches dans l'état civil, un tutoriel est à disposition afin de savoir où et comment trouver un document précis, pas à pas (par exemple, un acte de mariage dans l’état civil à partir d’une commune donnée). Ce type de tutoriel va être développé pour d'autres recherches.
Il est également possible, en ayant simplement en tête le nom d’une commune, de trouver quelles ressources documentaires y sont rattachées - en substance, dans quels fonds d’archives va-t-on pouvoir se renseigner sur une commune : pour chaque commune, cliquable sur une carte interactive du département, s’affiche la liste des répertoires des fonds concernant celle-ci.
Une multitude de téléservices
Pour les recherches plus complexes à réaliser, ou dans le cas d'un usager encore novice, le site offre un service de visioconférence avec un archiviste. Il suffit pour cela de consulter l’agenda des disponibilités et de prendre rendez-vous pour expliquer en direct sa requête. Il est aussi tout simplement possible de poser une question via une demande en ligne. Ce type de service en visioconférence, inédit à notre connaissance, semble particulièrement pertinent pour un département de montagne ayant des territoires assez isolés. Ce type de propositions rapproche nos administrations des usagers.
En cas de recherches fructueuses, l’usager peut s’orienter très aisément vers le module de numérisation à la demande, également en page d’accueil. Ainsi, il peut disposer des pièces qu’il souhaite étudier à tout moment et bénéficie en plus d’une réutilisation totalement libre et gratuite des données. La demande, de même que le règlement de la prestation, s’effectuent en ligne. Par la suite, les archives numérisées susceptibles d’être très consultées seront publiées sur le site afin que tout le monde puisse y avoir accès. Lorsque les consultations s’effectuent uniquement en salle de lecture, les lecteurs peuvent anticiper leur visite en réservant en ligne les cotes qui les intéressent, pour une date donnée (et 3 jours à l’avance). Cela s’effectue en remplissant le formulaire dédié ou en cliquant sur le bouton d’action « Ajouter à mes réservations » à partir des résultats d’une recherche libre. Ainsi, le temps d’attente est réduit.
Dans un esprit d’interaction entre lecteurs et archivistes mais aussi d’enrichissement des connaissances sur les fonds, un outil d’annotation collaborative a été mis en place. Il permet, pour l’instant du moins, d’ajouter aux notices des articles des commentaires. Parfois, il peut s’agir d’une information qui n’avait pas été perçue lors du travail de classement et qui l’est par un regard extérieur à celui du professionnel. Par ce biais, il va être possible de préciser les descriptions proposées pour chaque cote sur le site (présentation de contenu, contexte). A l’avenir, cette fonctionnalité sera également valable pour les ressources numérisées accessibles en ligne.
Les e-services sont également tournés vers la collecte d’archives privées, en interpellant les particuliers détenteurs d’archives. Le service « Collecte en ligne » a été développé dans le but d’enrichir les fonds publics conservés. Les archives privées sont de par leur caractère plus hétéroclites ; leurs supports et contenus plus diversifiés. La spécificité ici est que les documents sont destinés à être numérisés et visibles sur le site. Ces archives sont susceptibles d’apporter un regard différent et de renseigner l’histoire du département. Les propriétaires peuvent donc faire des propositions, via un formulaire en ligne, soumises ensuite à évaluation au sein des Archives départementales des Hautes-Alpes.
Des ressources en ligne pour tous
Outre la vaste palette de services en ligne, le site propose plusieurs types de ressources, qui vont des archives proprement dites à des dossiers thématiques en passant par les témoignages oraux.
En terme de volume, les ressources les plus importantes sont les archives numérisées. Celles-ci représentent les catégories de documents les plus demandées (cadastre, état civil, registres matricules, fonds des Hypothèques et de l'Enregistrement, notaires, recensement notamment) mais mettent aussi à la disposition du public des documents plus diversifiés, comme les photographies. Pour chaque catégorie, une liste de résultats apparaît, qu’il est ensuite possible d’affiner au moyen de certains critères (commune, typologie, organisme, personne, dates, etc.). Une visionneuse permet d'afficher, télécharger, imprimer et partager les documents, et même de signaler une erreur.
Le site propose en outre une bibliothèque d'ouvrages numérisés accessible en ligne. Plus spécifiquement destinées à un public d’enseignants ou du moins scolaire, mais néanmoins accessibles à tous, les ressources liées au service éducatif comprennent des dossiers thématiques (l'Histoire générale ou les caractéristiques notables du département, les écritures, les sceaux, etc.), les publications et les documents exceptionnels. Ces ressources téléchargeables permettent d’effectuer un travail avec les élèves de tous niveaux (de la maternelle au lycée), le plus souvent en s’appuyant sur des documents originaux et les faire réfléchir sur des thématiques très diverses. La préparation des ateliers, qu’ils se déroulent aux Archives départementales des Hautes-Alpes ou dans les établissements, est facilitée par l’accessibilité des supports en ligne.
Afin de porter à la connaissance du public des documents remarquables ou emblématiques du département, des expositions virtuelles sont également consultables en ligne. A l’heure actuelle, elles sont au nombre de trois : « Affiches de guerre », « Estampes japonaises des Hautes-Alpes » et « Affiches Mauzan ».
Enfin, l’accent est mis sur les archives orales, avec un lien vers le site internet de la Phonothèque des Hautes-Alpes, qui regroupe des témoignages oraux constituant la mémoire du département (par le biais de collectes auprès des habitants, par exemple sur le développement des stations de ski). A terme, des entrées seront créées directement dans les résultats des recherches. Les témoignages seront ainsi consultables comme n’importe quel support d’archives.
Le mot de l'AedAmu !
Nous avons souhaité faire un focus sur ce site car il est grandement orienté vers les services aux usagers, qu'ils soient services versants, chercheurs amateurs, scientifiques ou enseignants. La problématique de fréquentation de nos salles de lecture pourrait trouver un renouvellement dans ce type de pratique.
Nous ne pouvons par ailleurs que féliciter les Archives départementales des Hautes-Alpes pour leur politique tournée vers le libre et le collaboratif (cartes Open Street Map, enrichissement via Dbpedia, etc.).
Nous remercions grandement Camille Guilhot, membre de la #TeamAEDA et actuellement responsable des archives contemporaines au Archives départementales des Hautes-Alpes, pour cet article !
